Our previous journey: Kuwait

Wednesday, November 28, 2007

Family Visa Administration Survival Guide

Ini bukan panduan yang bisa dijadikan sebagai acuan paling canggih dalam mengarungi belantara rimba administrasi urusan visa di Kuwait. Ini hanya sekedar kisah pengalaman kami yang mungkin berguna bagi siapa pun, terutama bagi yang hendak merambah belantara. Apa yang kami alami juga merupakan hasil dari arahan dan panduan teman-teman senior di Kuwait (thanks to mailing-list indo-kuwait@yahoogroups.com dan pakde kanjeng Ananta Wijaya).

Perlu diketahui, semua proses, persyaratan dan kelengkapan dokumen mungkin berubah dari waktu ke waktu, namun secara garis besar ada beberapa dokumen yang mutlak perlu disiapkan :
- Paspor
- Civil ID
- Fotokopi paspor suami/istri dan putra/i
- Fotokopi Surat/Buku Nikah
- Fotokopi Akta kelahiran bagi yang sudah memiliki putra/i
- Work Permit & Salary dari Pemerintah Kuwait

Siapkan tambahan fotokopi untuk masing-masing dokumen.


Tahap pertama : Surat Keterangan dari KBRI


(click to enlarge the image)

Lokasi : KBRI
Lama proses : 1 - 3 hari kerja
Biaya : 5 KD untuk stamp dan 10 KD untuk terjemahan (CMIIW)

Dokumen yang disiapkan :
- Paspor kita
- Fotokopi Surat/Buku Nikah
- Fotokopi Paspor suami/istri dan putra/i
- Fotokopi Akta Kelahiran (bagi yang sudah memiliki putra/i)

Dokumen yang dihasilkan :
- Surat keterangan tentang diri kita
- Terjemahan Surat/Buku Nikah bagi yang belum diterjemahkan
- Terjemahan Akta Kelahiran bagi yang belum diterjemahkan

Catatan :
- Bagi surat/buku nikah dan akta kelahiran yang sudah diterjemahkan di luar KBRI (lewat jasa terjemahan), maka tidak perlu lagi diterjemahkan dan tidak perlu ada tambahan biaya terjemahan
- Surat/Buku Nikah dan Akta Kelahiran bisa diterjemahkan di Indonesia dengan biaya Rp 600.000 per dokumen. Kami sendiri menggunakan jasa penerjemah Al Hadi di kawasan Kramat Jati dengan nomor telepon +62218094661 atau +622170983582. Lama proses memakan waktu 7 hari - 10 hari.
- Surat keterangan akan dibuat dalam bahasa Arab berisi tentang detail identitas kita dan keluarga kita


Tahap kedua : Stamp Foreign Affair


(click to enlarge the image)

Lokasi : Foreign Affair, Jahra street
Lama proses : 5 menit - 30 menit
Biaya : 5 KD per dokumen


Kantor Foreign Affair di Jahra street

Dokumen yang disiapkan :
- Surat Keterangan Diri dari KBRI
- Terjemahan Surat/Buku Nikah
- Terjemahan Akta Kelahiran

Dokumen yang dihasilkan :
- Surat Keterangan Diri dari KBRI dengan stamp & tanda tangan petugas
- Terjemahan Surat/Buku Nikah dengan stamp & tanda tangan petugas
- Terjemahan Akta Kelahiran dengan stamp & tanda tangan petugas

Rincian tahapan :

- Masuk melalui pintu belakang dengan signboard Foreign Authentication section
- Sebelum proses minta nomor antrean pada petugas
- Beli stamp 5 KD pada mesin stamp yang tersedia dalam ruangan tunggu
- Tempelkan stamp 5 KD pada dokumen asli Surat Keterangan Diri, terjemahan Surat/Buku Nikah & terjemahan Akta Kelahiran. Tanyakan pada petugas posisi penempelan stamp pada dokumen
- Serahkan dokumen pada loket dan tunggu dipanggil
- Jangan malu bertanya walau dengan bahasa Inggris, terutama pada saat nomer kita dipanggil dalam bahasa Arab :D


Petugas membawa berkas yang telah distamp dan memanggil nomor antrean pemilik berkas... dalam bahasa Arab :P

Catatan :
- Kantor Foreign Affair ada di Jahra Street


Tahap ketiga : Pembuatan Form Imigrasi


(click to enlarge the image)

Lokasi : Kantor imigrasi masing-masing wilayah - kebetulan saya tinggal di Salmiya, maka kantor imigrasi berada di Salmiya (dekat dengan City Center Salmiya)
Lama proses : 5 menit - 30 menit
Biaya : 750 fils per anggota keluarga


Bedeng tempat pengetikan form imigrasi dan suasana di dalamnya

Dokumen yang disiapkan :
- Civil ID kita
- Fotokopi paspor suami/istri dan anak
- Surat Keterangan Diri KBRI dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
- Terjemahan Surat/Buku Nikah dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
- Terjemahan Akta Kelahiran dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair

Dokumen yang dihasilkan :
- Ketikan form imigrasi yang berisi data masing-masing anggota keluarga

Rincian tahapan :

- Tempat pembuatan form ini berada di luar kantor besar imigrasi, berada dalam sebuah ruangan berbentuk kotak container atau bedeng
- Di tempat ini, data dari dokumen yang kita siapkan diketik dalam form imigrasi
- Pada saat penyerahan dokumen, sebutkan maksud pembuatan visa : family visa
- Petugas pengetikan akan meminta civil ID kita
- Setelah itu, petugas memberikan secarik kertas dengan angka sebagai jumlah yang harus kita bayarkan di kasir
- Setelah membayar di kasir, kita diberikan kartu ber-laminating untuk diberikan kepada petugas pengetikan
- Setelah pengetikan selesai, kita membuat fotokopi dari dokumen :
  • - Paspor kita
  • - Civil ID kita
  • - Surat Keterangan Diri dari KBRI dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
  • - Terjemahan Surat/Buku Nikah dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
  • - Terjemahan Akta Kelahiran dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
  • - Form imigrasi yang diketik petugas (masing-masing per anggota keluarga)
  • - Surat Work Permit & Salary dari Pemerintah Kuwait (bewarna hijau)

Tahap ke-empat : Penerbitan Visa


(click to enlarge the image)

Lokasi : Kantor imigrasi masing-masing wilayah
Lama proses : 5 menit - 30 menit (jika penuh bisa 1 - 2 jam)
Biaya : 3 KD per anggota keluarga


Kantor imigrasi cabang Salmiya

Dokumen yang disiapkan :
- Paspor kita (asli & fotokopi)
- Civil ID kita (asli & fotokopi)
- Fotokopi paspor suami/istri dan putra/i
- Surat Keterangan Diri KBRI dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair (asli & fotokopi)
- Terjemahan Surat/Buku Nikah dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair (asli & fotokopi)
- Terjemahan Akta Kelahiran dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair (asli & fotokopi)
- Form imigrasi yang diketik petugas dengan masing-masing anggota keluarga (asli & fotokopi)
- Surat Work Permit & Salary dari Pemerintah Kuwait (asli & fotokopi)

Dokumen yang dihasilkan :
- Visa dengan masing-masing anggota keluarga

Rincian tahapan :

- Pada saat masuk kantor imigrasi, tanya kepada petugas resepsionis. Jika terjadi masalah komunikasi (bahasa Inggris vs bahasa Arab), minta ditunjukkan sejelas-jelasnya di mana letak kantor urusan family visa (Daripada kesasar seperti saya, yang tiba-tiba diusir dari sebuah ruangan "Execuse me. Sir! This is for Kuwaiti!". Hehehehe.. sempet mau jahil menjawab "But, sir. Ana Kuwaiti," tapi ngga jadi. Nanti malah urusan visa jadi terhambat)
- Setelah berada di ruangan yang benar, petugas resepsionis kantor urusan visa akan memeriksa seluruh berkas yang kita pegang. Dalam tahap ini, petugas bisa menemukan hal-hal yang dianggap bisa menghambat proses seperti : pengejaan nama dalam bahasa Arab yang berbeda dari satu dokumen ke dokumen lain. Jangan panik! Ini adalah masalah umum dalam urusan penerjemahan dari Latin ke Arab. Saya terpaksa menunjukkan dan meyakinkan nama saya dalam bahasa dan huruf Latin dan membandingkannya dengan dokumen terjemahan dalam bahasa Arab. Yang penting, nama dalam paspor kita adalah benar


Dokumen diperiksa secara seksama petugas imigrasi. Ini bagian yang paling bikin deg-degan :D

- Dalam tahap ini, petugas akan memeriksa dan cross-check antara dokumen asli dan fotokopi. Petugas juga meminta kita untuk menandai bagian nama kita dan anggota keluarga kita pada dokumen berhuruf Latin (seperti fotokopi surat nikah dan akta kelahiran yang belum diterjemahkan)
- Kita diminta untuk mencantumkan tanda tangan pada Form Imigrasi yang diketik sebelumnya
- Kemudian masing-masing dokumen dikelompokkan dengan masing-masing anggota keluarga. Per anggota keluarga terdiri dari :
  • - Form Imigrasi asli sudah kita tanda tangani
  • - Fotokopi paspor kita
  • - Fotokopi civil ID
  • - Fotokopi paspor suami/istri/anak
  • - Fotokopi terjemahan Surat/Buku Nikah dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
  • - Fotokopi terjemahan Akta Kelahiran dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
  • - Fotokopi Surat Keterangan Diri dari KBRI dengan stamp dan tanda tangan petugas Foreign Affair
  • - Fotokopi Surat Work Permit dari Pemerintah Kuwait
- Setelah lengkap, petugas akan memberikan nomor antrian


Ini adalah tahap terakhir, tahap yang paling melegakan. Selain urusan visa selesai di sini, tapi juga karena petugasnya rata-rata wanita yang ramah dan bisa bahasa Inggris!

- Setelah mendapatkan giliran, semua dokumen yang sudah dikelompokkan diserahkan kepada petugas penerbit visa di tiap-tiap counter
- Dalam tahap ini, kita diperintahkan untuk membeli stamp seharga 3 KD untuk masing-masing anggota keluarga. Mesin stamp tersedia di ruangan.
- Visa ditempel stamp dan diberikan visa tersebut untuk ditanda tangani pimpinan imigrasi
- Done!

Catatan :
- Dokumen asli hanya digunakan sebagai referensi dan dikembalikan kepada kita :
  • Surat Keterangan Diri dari KBRI
  • Surat Work Permit dan Salary dari Pemerintah Kuwait
  • Terjemahan Surat/Buku Nikah
  • Terjemahan Akta Kelahiran

Setelah ini, visa dikirim ke Indonesia untuk diproses lebih lanjut.

Thanks to indo-kuwait@yahoogroups.com dan paduka kanjeng Ananta Widjaja.
Dan mohon maaf jika terdapat informasi yang menyesatkan.
Post a Comment